予約管理をエクセルで行う方法は？メリット・デメリットと効率化に役立つシステムを紹介

・「予約管理の方法をエクセルで一元化したい」

・「効率良く管理できる予約管理表を作成したい」

など、予約管理をエクセルで行おうと考えている方は多いでしょう。

実際にエクセルを活用して予約管理を行っている企業は多くあります。しかし、エクセルで予約管理を行う場合のメリット・デメリットを理解したうえで、ほかの予約管理方法と比較検討し利用すべきか判断することが大切です。

エクセルでの予約管理が自社に適しているか見極めなければ、かえって管理工数の増加につながり負担が増加する可能性もあります。

では、予約管理をエクセルで行うのに向いているのはどのような企業なのでしょうか。また、エクセルでの予約管理が向いていない企業の場合、どのような方法で予約を管理すれば良いのでしょうか。

本記事では、観光事業者向け予約管理システムの「JTB BÓKUN」を提供する弊社の知見をもとに、予約管理をエクセルで行うメリット・デメリットや向き不向きについて解説します。また、エクセルでの予約管理が向いていない場合におすすめの予約管理システムについても紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

予約管理をエクセルで行うことは可能？

予約管理をエクセルで行うことは可能です。エクセルは表計算ソフトとして幅広い企業で活用されており、数値の自動計算やマクロによる自動入力ができます。

予約管理表をエクセルで作成すれば、複数の予約サイトから入った情報を一つのシートで管理できるため、手書きで管理するよりもスムーズです。

エクセルを導入して予約管理以外の業務に活用している企業も多いことから、予約管理の一元化を低コストで実現できます。

エクセルを活用した予約管理表の作り方は、以下の2通りです。

・ マクロやVBAを使って自分で作成する

・ テンプレートを活用する

それぞれ、具体的な方法について詳しく解説します。

マクロやVBAを使って自分で作成する

エクセルのマクロやVBAを使って、自分で予約管理表を作成できます。マクロを活用すれば、予約管理表へ特定の操作を行った際、連動して指定された内容が自動入力される機能を追加できるのも特徴です。

また、エクセルで利用できるプログラミング言語のVBA（Visual Basic for Applications）を使えば、入力フォームの作成や、ダブルブッキングのチェック（色によるソート機能）もできます。

ただし、プログラミングに関する知識がない場合には、VBAを活用して予約管理表を自力で作成するのは難しいでしょう。

テンプレートを活用する

エクセルで予約管理表を作成するのであれば、テンプレートを活用するのも方法の一つです。インターネット上で無料のテンプレートが多数公開されているので、任意のものをダウンロードして活用すると良いでしょう。

テンプレートを活用すれば、予約管理表をエクセルで新たに一から作成する手間・負担を軽減できます。ただし、自社の予約管理方法に合わせるための調整は必要になるため、テンプレートをそのまま活用できないケースがあることには注意してください。

エクセルで予約管理するメリット

エクセルで予約管理を行うメリットは、以下の4点です。

・ 導入にほとんどコストがかからない

・ 誰にでも簡単で使いやすい

・ 紙で管理するよりも記録・照会しやすい

・ 状況に応じてカスタマイズできる

エクセルで予約管理を行う場合、導入のほとんどコストがかかりません。業務用ツールとしてエクセルを活用している企業が多いことから、比較的誰にでも使いやすいメリットもあります。

また、紙に記入する形で予約管理を行うよりも、スムーズに記録・修正が行いやすいうえに、特定の文字列で記入箇所を検索できるので照会もスムーズです。さらに、使いやすくカスタマイズもできるので、エクセルに慣れている場合には使いやすいでしょう。

エクセルで予約管理するデメリット

エクセルで予約管理するデメリットは、以下の4点です。

・ 複数人で同時に利用すると重複やエラーが発生しやすい

・ 予約件数が多くキャンセル対応も頻繁にあると管理が難しい

・ 誤操作による人的ミスが発生しやすい

・ マクロやVBAを誤って変えてしまうと作成し直す必要がある

エクセルで予約管理を行う場合、複数人で同時に同じシートを管理していると、重複やエラーの発生につながるデメリットがあります。また、予約件数が多い施設の場合、キャンセル対応も頻繁に発生するため、管理が難しくなるでしょう。

誤操作や入力ミスによる人的ミスも発生しやすいことから、予約件数が多い施設での管理方法としてはおすすめできません。また、マクロやVBAを誤って変えてしまうと、作成し直す必要が出てくるなど、作業工数の増加につながる可能性もあります。

エクセルでの予約管理は、向いているケースと向いていないケースがあり、すべての企業に適しているとは限りません。

ここからは、エクセルで野予約管理が向いているケースと向いていないケースについてそれぞれ解説します。

向いているケース

エクセルでの予約管理が向いているのは、予約件数が少なく、日程・時間などシンプルな予約内容で管理できるケースです。具体的には、社内で会議室の予約を取ったり、来客のアポイントメントを取ったりするような場合に向いています。

また、小規模施設で1日に数組程度の来客予約を管理したいという場合も、エクセルで管理できるでしょう。そのほか、予約管理を一元化したいがコストも抑えたい、プログラミング知識をもつ社員が社内にいるなど、目的や状況によってはエクセルでの管理が向いている場合もあります。

向いていないケース

エクセルでの予約管理が向いていないケースは、予約やキャンセルが頻繁に入ったり、複数人で予約管理を行っていたりするようなケースです。たとえば、飲食店やホテル・旅館などの宿泊施設、体験プランを提供している事業者が挙げられます。

また、予約時に顧客の情報を守るセキュリティが必要な場合や、複数の媒体から予約が入るような場合にも、エクセルでの管理はおすすめできません。

このような状況下で、予約業務を今よりも効率化・最適化したいと考えているのであれば、エクセル以外のツール導入を検討した方が良いでしょう。

観光事業者の予約管理を効率化するなら予約管理システムがおすすめ

観光事業者が予約管理を効率化するのであれば、予約管理システムの導入がおすすめです。予約管理システムなら、複数の媒体から入る予約をシステム上でリアルタイムに管理できるため、予約のダブルブッキングが発生する心配もありません。

また、複数人で同時に管理できるシステムも多く、複数の管理担当者が同時にシステムにアクセスしても問題なく操作できます。予約管理システムは、インターネットを介してクラウド上でデータを管理できるものもあり、セキュリティレベルが高いのも特徴です。

予約者に対して、予約を受け付けた際に自動でメッセージを配信できる機能が備わっていたり、パソコンだけでなくスマホからでも予約状況を確認できたりするものもあります。

予約管理の効率化や複数媒体から入る予約情報の一元管理、セキュリティレベルの向上などを図りたいのであれば、エクセルでの管理よりも予約管理システムの導入がおすすめです。

観光業で予約管理システムを導入するなら「JTB BÓKUN」

観光事業者において、予約管理は複数のOTAや自社サイトから入る予約をまとめて管理しなければならない課題があります。

複数のOTAや自社サイトから入る予約を一元管理できるのが、弊社が提供している予約管理システムの「JTB BÓKUN」です。

「JTB BÓKUN」は、観光事業者向けの予約管理システムで、導入すると予約在庫管理の効率化や管理負担の軽減につながります。

また、主要な海外OTAに対応しており、OTAごとに予約在庫を調整する負担もかかりません。

在庫状況がすべての媒体でリアルタイムに反映されるため、予約のダブルブッキングや受付漏れなどのトラブル抑止につながるメリットもあります。

さらに、「JTB BÓKUN」では、観光事業者同士がマッチングできるマーケットプレイスも運営しており、コラボイベントの実施や新たな体験コンテンツの創設ができるのも魅力です。

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